Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is zoals het woord het zelf zegt, U maant een klant of wederpartij aan om iets te doen wat al gedaan had moeten worden. Een soort van herinnering dus, maar wel met juridische gevolgen.
In de eerste plaats gaat het om een aanmaning om te betalen, bijvoorbeeld om een factuur te betalen. Van deze situatie gaan we ook uit in dit artikel.
Aanmaning als eerste stap van incasso
Een aanmaning is een eerste stap om de klant nog vrijwillig tot betaling te brengen. De trapsgewijze aanpak ziet er als volgt uit:
- Een betalingsverzoek door middel van het toezenden van de factuur, met bijvoorbeeld een betalingstermijn van 15 of 30 dagen.
- Een eerste aanmaning wanneer de factuur niet op eerste verzoek werd betaald. Hierin wordt de klant nog vriendelijk verzocht om de factuur snel te vereffenen bijvoorbeeld binnen de 15 dagen, zonder dat er aanvullende kosten worden gerekend.
- De tweede aanmaning is al minder vriendelijk en volgt ongeveer 30 dagen nadat het eerste betalingsverzoek niet werd ingewilligd. Op dat moment kunnen ook al intresten en kosten aangerekend worden om de klant erop te wijzen dat het menens is.
- (Optioneel) De derde en laatste aanmaning dient enkel om te dreigen en de klant nog een allerlaatste kans te geven om te betalen zonder incasso-procedure te moeten opstarten.
- Tenslotte volgt de incasso-procedure. TIP Laat gratis de schuld innen door een advocaat met de nieuwe B2B incasso-procedure! Lees hier meer over.
Dit stappenplan is vrijwillig en dus niet dwingend, in principe kan U vanzelf stappen 2, 3 en 4 overslaan, maar het kan vaak zijn dat een factuur aan de aandacht ontsnapt of de klant tijdelijk cashflow problemen heeft, zeker bij grotere facturen. Stap 2 is dus een minimum om de schuldenaar van de prestatie toch nog de kans te geven om mee te werken.
TIP Verwijs altijd bij latere aanmaningen naar de voorafgaande aanmaningen met hun datum om discussie te vermijden of de klant al eerder werd aangemaand.
Hoe ziet zo een aanmaningsbrief er uit?
Een aanmaningsbrief kan verschillende vormen aannemen. Sommige boekhoudprogramma’s kunnen automatisch aanmaningen genereren. Dit gaat er dan uitzien als een overzicht van de openstaande facturen, met een korte vraag tot betalen.
Voorbeeld eerste aanmaning
“Beste klant,
Bij nazicht hebben wij vastgesteld dat volgende factuur (of facturen) op hun vervaldag echter onbetaald zijn gebleven. Wij brengen deze dan ook in herinnering met het dringende verzoek het openstaande bedrag zoals blijkt uit het hieronder gevoegde overzicht onmiddellijk te vereffenen.”
TIP Vermeld altijd alle gegevens over de onbetaalde factuur (of facturen), zoals factuurdatum, factuurnummer, en uiteraard het exacte factuurbedrag zonder kosten er reeds bijgerekend.
TIP Het kan ook nuttig zijn om precies te vermelden welke werkzaamheden U heeft uitgevoerd en de datum daarbij te vermelden. Wanneer Uw factuurvoorwaarden voorzien in een protesttermijn na het afleveren van het product, of afwerken van de diensten, kan op die manier bewezen worden dat deze termijn verstreken is.
Voorbeeld tweede aanmaning
“Beste klant,
Wij stuurden U reeds een eerste aanmaning voor de onderstaande schuld die nog steeds openstaat. Aangezien de betalingstermijn reeds ruim verstreken is, zien wij ons verplicht hierop reeds intresten aan te rekenen.
U wordt dringend verzocht het volledige bedrag per kerende te betalen op onze rekening.
Wanneer aan deze aanmaning geen onmiddellijk gevolg wordt verleend, zullen wij dit dossier overdragen aan onze advocaten Cassier & Van Maldeghem om tot incasso over te gaan. Hiervoor zullen afzonderlijke kosten aangerekend worden bovenop het reeds verschuldigde bedrag. “
TIP Gebruik in de tweede aanmaning gerust al straffere taal. Als de klant zowel de factuur als eerste aanmaning genegeerd heeft, dan moet U net dat stapje verder gaan dan andere schuldeisers, want anders staat U als laatste in de rij!
TIP Tweede aanmaningen zijn in principe al meer dan voldoende. Een derde aanmaning is puur optioneel en is enkel maar nuttig als de onmiddellijke betaling voor U geen prioriteit is.
TIP Wordt ondanks deze tweede aanmaning niet gereageerd, dan kan U door ons de schuld laten innen via de B2B incasso-procedure waarbij U tot 110% van de schuld kan recupereren! Deze procedure is zo eenvoudig en laagdrempelig dat U de derde aanmaning niet hoeft af te wachten.
Hoe verstuur ik een aanmaning?
In principe zijn er geen wettelijke vormvereisten om een aanmaning te versturen, tenzij dit in bijzondere gevallen vereist zou zijn (bijvoorbeeld wanneer een gerechtsdeurwaarder een particulier aanmaant).
Dit betekent dus dat de aanmaning zowel mondeling, per e-mail, sms, fax, … ter kennis gebracht kan worden.
Om later bewijsproblemen en discussies te voorkomen, is het wel aan te raden een ontvangstbevestiging te bekomen. Bij een aangetekende brief heeft U geen kopzorgen meer. De rechtspraak aanvaardt dat bij het verzenden van een aangetekende brief, deze altijd wordt geacht aan te zijn gekomen (natuurlijk in de veronderstelling dat de klant correct is aangeschreven). Dit is vooral aangewezen bij de eerste aanmaning.
Het is altijd nuttig om ook het adres van de schuldenaar te controleren, want misschien heeft deze onlangs zijn zetel verplaatst of in geval van een particulier verhuisd. Controle van het adres kan voor een onderneming via de kruispuntbank.
Toch geen betaling na aanmaning?
Dan moet U snel overgaan tot incasso, want ook andere schuldeisers zullen niet wachten. Wanneer Uw klant echt zware betalingsproblemen heeft, zal U als laatste in de rij vaak van een kale reis terugkeren.
Wat bij wanbetaling bij particulieren (B2C)?
Bij particulieren kan U de schuld enkel laten innen via de rechtbank. Dit hoeft daarom niet per se lang te duren. Indien de schuld niet-betwist is, kan op de eerste (inleidende) zitting de behandeling gevraagd worden en heeft U na een maand al een vonnis dat betekend kan worden.
Wat bij wanbetaling bij ondernemingen (B2B)?
Bij wanbetaling door een onderneming heeft U meer middelen ter beschikking. De IOS-procedure (enkel B2B) biedt enorme voordelen en gaat heel snel. U kan deze procedure zelf eenvoudig online aanvragen! Wacht er niet te lang mee, want bij wanbetaling is tijd Uw echte vijand.
