De mails worden gestuurd via een intern systeem dat niet via het internet (world wide web) passeert en derhalve werkt zonder controle van een onafhankelijke internetprovider. De partij heeft zelf onvoorwaardelijke toegang tot de mailbox en eigenschappen van alle mailgebruikers. Dit betekent dat deze in het e-mailsysteem kan inloggen onder een andere naam en alle handelingen kan stellen onder een andere naam… M.a.w. gegeven het intern concept dit mailsysteem, kan a posteriori niet met technische zekerheid worden besloten dat de andere partij de kwestieuze mails heeft ontvangen en gelezen.

In theorie is het mogelijk dat de systeembeheerder de tijdsklok van de server heeft gemanipuleerd en derhalve e-mails heeft verzonden – al dan niet in eigen naam – met een foute datum. Via een eenvoudig commando kan de klok van een computer willekeurig worden ingesteld en bijvoorbeeld worden geantidateerd. Vanuit praktisch standpunt is dit minder eenvoudig omdat de systeemklok van de mailserver van toepassing is op alle e-mails van het systeem zodat alle e-mails qua datum gewijzigd worden.

Wanneer beweerd wordt dat bepaalde mailberichten zijn verstuurd waarbij de betrokken facturen/kostennota’s werden geprotesteerd, moet dit bewezen worden. De voorgelegde “outprints” van mails hebben géén bewijswaarde.

Het factuurboek wordt voorgelegd waaruit blijkt dat de facturen er regelmatig zijn ingeschreven op hun datum. De kostennota’s moesten niet worden opgenomen in de boekhouding, vermits het enkel de terugbetaling betrof van voorgeschoten en bewezen kosten.